E-Mail-Postfach Hausverwaltung , Zuordnung automatisieren: jede Mail direkt zur richtigen Liegenschaft & zum zuständigen Verwalter.

Die KI liest jede Mail, die in Ihrem zentralen info@-Postfach landet, und wertet Betreff, Text, Absenderadresse und Signatur aus. Aus Hinweisen wie Objektadresse, Objekt- oder WEG-Name, Wohnungslage und dem Namen des Mieters oder Eigentümers schlägt sie die passende Liegenschaft, WEG und Einheit vor und erkennt die Partei. Zusätzlich bestimmt sie Kategorie und Dringlichkeit. Ist etwas nicht eindeutig, markiert die KI es als Rückfrage statt zu raten , Ihr Team entscheidet.

Buzzard schlägt den zuständigen Sachbearbeiter bzw. Verwalter vor , anhand der zugeordneten Liegenschaft und Ihrer hinterlegten Zuständigkeitsregeln (z. B. wer welches Objekt oder welche WEG betreut). Die Mail wird als fertig vorbereiteter Vorgang in das Postfach oder die Aufgabenliste der zuständigen Person gelegt. Buzzard versendet nichts eigenmächtig nach außen und schreibt nicht in Ihre Verwaltersoftware: Die Verteilung ist eine interne Vorsortierung, jede Antwort und jede Freigabe trifft Ihr Team.

Wenn eine E-Mail keiner Liegenschaft eindeutig zugeordnet werden kann, rät die KI nicht. Sie kennzeichnet die Mail sichtbar als undefined , also als ungeklärten Fall mit Rückfrage , und legt sie in einen separaten Klärungs-Eingang statt sie an einen womöglich falschen Verwalter zu schicken. Sie sehen sofort, woran die Zuordnung scheitert (fehlende Adresse, unbekannter Absender, mehrere mögliche Objekte), und ordnen mit einem Klick manuell zu. So landet keine Anfrage stillschweigend beim falschen Sachbearbeiter.

Ein als undefined markierter Eingang wird nie automatisch weitergereicht. Er bleibt im Klärungs-Eingang liegen, bis ein Mensch ihn einer Liegenschaft und einem Verwalter zuordnet. Erst nach dieser manuellen Zuordnung und Ihrer Freigabe entsteht ein sauberer Vorgang, der über einen vorhandenen Weg , freigeschaltete Schnittstelle, strukturierte E-Mail oder Datei-Import , in Systeme wie casavi, DOMUS, etg24, Wodis, Haufe PowerHaus, Karthago oder Win-CASA übernommen werden kann. So gelangt kein ungeklärter Fall ungeprüft in Ihr führendes System.

Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme über passende APIs, Importe oder Exporte. Datenfelder, Übergaben und Rückmeldungen werden auf Ihren Ablauf abgestimmt, damit Ihr Team im gewohnten System weiterarbeitet.

Nein. Ihr zentrales info@-Sammelpostfach bleibt, wie es ist , Mieter, Eigentümer und Dienstleister schreiben weiter an dieselbe Adresse. Buzzard liest die eingehenden Mails über einen Lese-Zugang oder eine Weiterleitung, ordnet sie zu und verteilt sie intern. Es muss keine Adresse geändert und keinem Mitarbeiter eine neue Mailadresse gegeben werden; die Anbindung Ihres Postfachs richten wir gemeinsam ein.

Hosting, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung werden für Ihren Ablauf dokumentiert. Ihr Team erhält klare Zuständigkeiten und die zugehörigen Vereinbarungen für die Datenverarbeitung.

Wir vereinbaren Umfang und Zeitplan, richten die benötigten Datenwege ein und erproben den Ablauf gemeinsam mit Ihrem Team. Zuständigkeiten, Freigaben und die Bearbeitung von Rückfragen sind Teil der Einführung.