KI in österreichischen Steuerkanzleien. Belege, Rückfragen und Fachprüfung verbinden.

In Ausgabe 14 ging es um KI-Telefonassistenten. Diese Ausgabe betrachtet die Vorarbeit in Steuerkanzleien: Belege, Antworten und Aufgaben sollen so zusammenkommen, dass die Fachperson den Vorgang beurteilen kann. Für die österreichische Fassung werden Länderbezug und Behördenverfahren ausdrücklich getrennt.

Steuerkanzleien arbeiten mit sensiblen Unterlagen und fachlichen Kontrollpflichten. Die Software ist häufig längst vorhanden. Trotzdem kann zwischen Belegeingang, Rückfrage und Fachbearbeitung viel manuelle Koordination liegen. Ob das in einer bestimmten Kanzlei so ist, muss am tatsächlichen Ablauf geprüft werden.

Das muss nicht so bleiben.

Das Problem: Wenn Eingänge und Aufgaben auseinanderlaufen

Im Beispiel einer österreichischen Kanzlei kommen Unterlagen über das vereinbarte Portal, per E-Mail oder als Scan eines Papierbelegs. Eine BMD-Com-Datei kann schon vorliegen, während die Erläuterung zum selben Geschäftsvorfall noch im Postfach wartet. Der Eingangskanal allein entscheidet nicht über Vollständigkeit oder fachliche Zuordnung.

Im Ausgangsbeispiel dieses Artikels werden Belege sortiert, Angaben erfasst und Rückfragen geklärt. Manche Mandanten liefern wenige Dokumente, andere mehrere Hundert. Das Volumen allein zeigt noch nicht den Aufwand: Lesbarkeit, Struktur und vorhandene Automatisierung machen einen erheblichen Unterschied.

Parallel werden Fristen und Bearbeitungsstände kontrolliert. In Österreich hängen die nötigen Schritte von Steuerart, Periode, Zustellung, Verfahrensstand und möglichen Sonderregeln ab. Interne Wiedervorlage und gesetzlicher Termin bleiben getrennt. Verantwortliche Person, Vertretung und der tatsächliche Erledigungsnachweis gehören zum Vorgang.

Und dann rufen die Mandanten an. „Ist meine Steuererklärung fertig?" „Kann ich den Beleg noch nachreichen?" „Wann kommt der Bescheid?"

Die ursprüngliche Behauptung, dies sei bei 90 Prozent aller Steuerkanzleien der Normalzustand, war auf dieser Seite nicht belegt. Entscheidend ist deshalb der konkrete Engpass Ihrer Kanzlei, nicht eine unbelegte Branchenquote.

Was KI-Agenten konkret übernehmen

Die folgenden vier Bereiche zeigen mögliche Ansatzpunkte. Welche davon sinnvoll unterstützt werden können, hängt von Quellen, vorhandener Software, Berechtigungen und fachlicher Prüfung ab.

Belegerfassung: Vom Original zur geprüften Übergabe

Annahme für das Rechenbeispiel: Drei Minuten bisherige Erfassung je Beleg ergeben bei 50 Belegen 150 Minuten, also zweieinhalb Stunden. Bereits eingerichtete Funktionen von BMD oder anderer Fachsoftware können diesen Ausgangsaufwand stark verändern. Der Wert ist kein österreichischer Branchenmesswert.

Beispiel für eine Vorbereitung in Österreich: Aussteller, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Beträge stehen neben der Originalrechnung. Im Rechenbeispiel weist das Dokument 1.250 Euro netto und 250 Euro Umsatzsteuer aus, rechnerisch 1.500 Euro brutto. Das ist eine ausdrückliche Beispielannahme, keine Aussage, dass jeder Umsatz diesem Steuersatz unterliegt. Mandat, Periodenzuordnung und Vorsteuerbehandlung werden fachlich geprüft.

Welche Daten bereitgestellt werden, hängt vom vereinbarten Verfahren ab. Belegbilder, strukturierte Rechnungsdaten und fachlich vorbereitete Buchungsdaten sind unterschiedliche Übergaben. Die im ursprünglichen Artikel genannten 15 Sekunden je Beleg sind eine Rechenannahme, kein gemessenes Kundenergebnis. Fachliche Prüfung und Nacharbeit müssen zusätzlich berücksichtigt werden.

Sie prüfen die Zuordnung. Passt? Freigabe. Nächster Beleg.

Fristenorganisation: Quellen und Prüfung zusammenführen

Heute: Die Fristverwaltung läuft über eine Excel-Liste. Oder über den Kalender. Oder über den Kopf des Kanzleiinhabers. „War die UStVA für Mandant Schulz schon raus?"

Ein unterstützender Ablauf sammelt fristrelevante Originale, tatsächliche Zustellangaben und bereits bestätigte Termine. Die zuständige Person prüft daraus Fristgrundlage und Eintrag. Das Auslesen eines FinanzOnline-Dokuments beweist weder einen bestimmten Fristbeginn noch eine erledigte Erklärung.

Erinnerungsstufen können nach dem Kanzleiverfahren eingerichtet werden, etwa mit vereinbarten Vorläufen und Vertretung. Die ursprünglichen Werte von 14, sieben und drei Tagen sind ein Beispiel für eine Konfiguration, keine allgemeine fachliche Vorgabe. Fehlende Bestätigung und unerledigte Aufgaben müssen sichtbar bleiben.

Ein solches System kann die Organisation unterstützen. Es beseitigt weder jedes Versäumnis noch ein Haftungsrisiko. Fachliche Kontrolle und Erledigungsnachweise bleiben erforderlich.

Mandantenkommunikation: KI nimmt den Anruf an

Im Beispiel klingelt am Montagmorgen das Telefon. Manche Anrufer fragen nach einem Bearbeitungsstand, andere haben neue oder sensible Anliegen. Für die ursprüngliche pauschale Quote von 80 Prozent Statusfragen liegt hier kein Nachweis vor.

Ein eingerichteter Telefonassistent kann Anliegen aufnehmen und einen Rückruf vorbereiten. Eine angezeigte Rufnummer allein ist keine sichere Identitätsprüfung. Auskünfte zu Mandatsdaten brauchen passende Berechtigungen und einen freigegebenen aktuellen Informationsstand.

Eine mögliche, datensparsame Antwort lautet: „Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es an die zuständige Person weiter.“ Ein konkreter Bearbeitungs- oder Fertigstellungstermin wird nur genannt, wenn er tatsächlich bestätigt und für diesen Kontakt freigegeben ist.

Welche Anliegen der Assistent beantworten darf und welche persönlich geklärt werden, wird vor dem Einsatz vereinbart. Eine lückenlose Erreichbarkeit oder vollständige Entlastung wird nicht zugesagt.

Dokumentenmanagement: Zuordnung vorbereiten

Die Vorbereitung kann Zuordnungsvorschläge für Mandat, Zeitraum und Vorgang liefern. Unsichere oder widersprüchliche Angaben müssen zur Prüfung vorgelegt werden. Eine stets richtige automatische Zuordnung wird nicht behauptet.

Weitere Rechenannahme: 30 Sekunden Ablageaufwand bei 5.000 Belegen ergeben rund 41 Stunden und 40 Minuten pro Monat. Dieser Wert ist kein gemessener Kanzleistand. Er zeigt nur, wie ein eigener Ausgangsaufwand nachvollziehbar berechnet werden könnte.

Die Vorbereitung kann Unterlagen erkennen und einen Ablagevorschlag erstellen. Österreichische Aufbewahrungsregeln richten sich nach Unterlage und Fall; besondere Fristen und offene Verfahren sind zu berücksichtigen. Originalzugriff und Nachvollziehbarkeit werden im tatsächlichen Dokumentenprozess geprüft. Eine schnelle Erkennung belegt keine fachlich richtige oder rechtlich vollständige Archivierung.

DATEV und BMD: Landeskontext und Datenweg

In einem österreichisch-deutschen Mandat kann DATEV das deutsche Fachsystem bleiben. Dann müssen Originalbeleg, Mandantenkennung, Land und Zeitraum im vereinbarten Datenweg zusammenpassen. Das deutsche Produkt wird hier nicht als österreichische Steueredition oder als FinanzOnline-Verbindung dargestellt.

Die vorhandene DATEV-Umgebung des deutschen Teams kann weiter genutzt werden. Auf österreichischer Seite bleibt die dort eingesetzte Fachsoftware maßgeblich. Ob zusätzliche Vorarbeit hilft, wird am konkreten Übergang geprüft; neue Kontrollschritte und erforderliche Mitwirkung werden nicht verschwiegen.

DATEV beschreibt unterschiedliche Datenservices und dateibasierte Verfahren. Für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit wird geprüft, welche Belegbilder oder Daten tatsächlich verfügbar sind. Deutsche Konten- und Steuerkennzeichen bleiben Herkunftsinformationen; die österreichische Kanzlei bestätigt ihre eigene fachliche Zuordnung.

BMD bietet im österreichischen Markt unter anderem Finanzbuchhaltung, BMD Com, Dokumentenmanagement sowie Abschluss- und Steuerfunktionen. Vorhandene Automatisierung wird zuerst betrachtet. Buzzard kann etwa den ergänzenden Mailkontext zum bereitgestellten Beleg vorbereiten. Eine BMD-Funktion ist dabei noch kein Nachweis einer eingerichteten Buzzard-Verbindung.

ADDISON, Agenda, Lexware und Stotax werden in den hier verlinkten deutschen Produktkontexten betrachtet. Internationale Organisationsplattformen wie TaxDome oder Canopy sind wiederum von lokaler Steuerberechnung zu unterscheiden. Für Österreich zählen die tatsächlich verfügbare Landesausgabe, Rechte, Originalzugriff und geprüfte Rückmeldung; ein Produktname bestätigt keine universelle Kompatibilität.

FinanzOnline: Vorbereitung, Einbringung und Rückmeldung

Eine vorbereitete Belegliste oder XML-Datei ist noch keine eingebrachte Erklärung. Für das FinanzOnline-Datenstromverfahren braucht es den dafür passenden Zugang und die veröffentlichte Struktur. Die sofortige formale Bestätigung ist von der späteren inhaltlichen Verarbeitung zu unterscheiden. Maßgeblich ist das Übermittlungsprotokoll; eine Testübermittlung zählt nicht als Einbringung. Buzzard verspricht in diesem Artikel keine eigene FinanzOnline-Anbindung.

Im Kanzleiablauf werden deshalb mehrere Zustände geführt: Unterlagen vorbereitet, fachlich geprüft, im dafür berechtigten Verfahren übermittelt und Rückmeldung kontrolliert. Ein KI-Entwurf darf keine dieser Bestätigungen ersetzen. Wer einen Fehler oder eine Teilabweisung bearbeitet, bleibt ausdrücklich benannt.

Die Rechnung: Annahmen transparent vergleichen

Modellannahme, kein Kundenfall: Betrachtet werden 500 Belege pro Monat. Die ursprüngliche Team- und Mandantenzahl ist keine belastbare Grundlage für eine Ersparnis. Für die Rechnung zählen der gemessene eigene Ausgangsaufwand und der vollständige neue Bearbeitungsaufwand.

Rechnerisch ergeben 500 Belege zu drei Minuten zunächst 25 Stunden. Bei angenommenen 15 Sekunden reiner Vorbereitung wären es zwei Stunden und fünf Minuten. Die Differenz beträgt 22 Stunden und 55 Minuten vor zusätzlicher Prüfung, Korrektur und Betrieb des Ablaufs. Daraus folgt weder eine zugesagte Ersparnis noch „fast eine halbe Stelle“.

Auch der ursprüngliche Telefonvergleich von fünf auf eine Stunde pro Woche ist nur eine Annahme. Bei vier Wochen wären das rechnerisch 16 Stunden Differenz. Diese darf nicht ohne Messung zum Belegbeispiel addiert und als tatsächlicher Kanzleigewinn beworben werden. Überschneidungen und zusätzliche Prüfzeit sind zu berücksichtigen.

Die ursprünglichen Fehlerquoten von vier bis sechs Prozent beziehungsweise unter einem Prozent sind hier nicht belegt. KI kann Angaben falsch erkennen oder zuordnen. Quellenprüfung, Fehlerfälle und Nacharbeit müssen deshalb ausdrücklich in die Abnahme einfließen.

Ehrlich: Was KI in der Kanzlei nicht kann

Keine Steuerberatung. Die fachliche Einschätzung bleibt beim Menschen. Welche Gestaltungsmöglichkeit für welchen Mandanten? Wie wird ein Sachverhalt steuerlich bewertet? Welche Strategie bei einer Betriebsprüfung? Das ist Ihre Kompetenz. Das bleibt Ihre Kompetenz.

Keine komplexen Sonderfälle ohne Prüfung. Fremdwährung, mehrere Steuersätze oder ein unklarer betrieblicher Zusammenhang erfordern besondere Aufmerksamkeit. Ein System kann solche Fälle übersehen. Deshalb müssen die Prüfregeln mit dem Team festgelegt und auch an Ausnahmen getestet werden.

Keine Mandantenbeziehung. Das persönliche Gespräch bleibt beim Berater. Wenn ein Mandant eine schwierige Phase hat — Scheidung, Unternehmensverkauf, Erbfall — braucht er einen Menschen. Jemanden, der zuhört. Der berät. Der Vertrauen hat. Das kann keine KI.

KI kann wiederkehrende Vorarbeit unterstützen. Wie viel Aufwand tatsächlich entfällt, zeigt sich erst im eigenen Ablauf einschließlich Prüfung und Nacharbeit. Persönliche Beratung und fachliche Entscheidungen bleiben die Aufgabe der Kanzlei.

Bleiben Sie souverän.